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Instrução nº 005/11

Dispõe sobre a rotina cartorária a ser observada pela Diretoria Judiciária.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA MILITAR DO ESTADO DE SÃO PAULO, JUIZ CLOVIS SANTINON, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

Considerando a importância da padronização de métodos e práticas que se coadunem com os objetivos estratégicos da Justiça Militar,

Considerando a necessidade de consolidação de normas aplicáveis à rotina cartorária, imprescindível à efetividade da prestação jurisdicional,

RESOLVE:

Artigo 1º É assegurado ao público em geral o acesso a autos judiciais localizados em cartório, para exame em balcão, podendo também ser tomados apontamentos, sendo vedado o desencarte de quaisquer peças para extração de cópias.
Parágrafo único. No exame dos autos, o interessado poderá empregar digitalizador portátil (scanner), máquina fotográfica ou outro aparelho de captação de imagens, desde que exclusivamente no balcão de atendimento.

Artigo 2° É facultado a qualquer interessado solicitar a extração de cópias reprográficas de autos localizados em Cartório, às suas expensas, mediante emissão da respectiva guia de recolhimento.
§ 1° Nenhum serviço de reprografia será executado sem o prévio recolhimento da taxa devida, sendo imprescindível a apresentação do comprovante para a retirada das cópias.
§ 2° As cópias serão providenciadas no mesmo dia, se a quantidade for inferior a 20 (vinte) folhas, ou em 3 (três) dias úteis, se a quantidade for superior, respeitando-se a disponibilidade do setor de reprografia e da seção de finanças.
§ 3° As cópias não retiradas no prazo de 30 (trinta) dias serão inutilizadas.

Artigo 3° Será permitida a autenticação de cópias reprográficas somente de documentos constantes dos autos, desde que extraídas por meio do cartório, nos termos do artigo 2º, caput.
§ 1° A autenticação das cópias reprográficas de documentos originais será feita mediante carimbo: “O documento confere com o original”, ou chancela pelo setor de Reprografia.
§ 2° Nos casos de cópias reprográficas de documentos não originais, será utilizado o carimbo: “O documento confere com a cópia”.
§ 3º As peças processuais reproduzidas conforme o parágrafo único do artigo 1° não serão autenticadas.

Artigo 4° Não havendo fluência de prazo para recurso, a carga dos autos em andamento, quando concedida pelo magistrado, será pelo prazo de 5 (cinco) dias, se outro não for assinalado.

Artigo 5º Sendo o prazo comum às partes, só em conjunto ou mediante prévio ajuste por petição nos autos, poderão os seus procuradores retirar os autos, ressalvada a obtenção de cópias por meio de carga rápida.

Artigo 6º Ao advogado ou estagiário regularmente inscrito na OAB é assegurado o direito de retirar os autos de cartório, mesmo sem procuração, por meio de carga rápida, a fim de extrair cópias nas dependências do Tribunal.
§ 1º O servidor procederá à prévia consulta ao site da Ordem dos Advogados do Brasil, à vista da carteira da OAB apresentada pelo advogado ou estagiário de direito interessado, a fim de confirmar seus dados, antes da lavratura de tal modalidade de carga.
§ 2º A carga rápida não deverá ultrapassar o período de 1 (uma) hora, observando-se o horário de término do expediente, procedendo-se mediante controle de movimentação física, conforme formulário a ser preenchido e assinado pelo advogado ou estagiário, sendo vedada a retenção de seus documentos pelo servidor.
§ 3º O formulário de controle de movimentação física será inutilizado contra a devolução dos autos, nos quais se certificará o período da vista.

Artigo 7° Em processos findos, a carga por advogado ou estagiário, mesmo sem procuração nos autos, será pelo prazo de 10 (dez) dias e dar-se-á mediante requerimento a ser deferido pelo Diretor, observado o disposto no artigo 9º desta Instrução.

Artigo 8° Na hipótese de os autos não serem restituídos ao fim do prazo assinalado, caberá ao Diretor representar imediatamente ao Juiz Relator do feito ou ao Juiz Presidente, inclusive para fins de providências competentes junto à Ordem dos Advogados do Brasil (EOAB, arts. 34, XXII, e 37, I).

Artigo 9º Qualquer interessado poderá requerer, mediante recolhimento da respectiva taxa, o desarquivamento de autos, por meio de petição ou de formulário fornecido pelo cartório, com deferimento a cargo do Diretor.
§ 1° O Cartório somente procederá ao desarquivamento de autos que por ele foram remetidos ao Arquivo Geral.
§ 2º Após a restituição pelo Arquivo Geral, o interessado será intimado de que os autos foram desarquivados e encontram-se à disposição pelo prazo de 30 (trinta) dias.
§ 3° Findo o prazo do parágrafo anterior, os autos retornarão ao Arquivo Geral.

Artigo 10. Tratando-se de feito sob segredo de justiça, somente às partes e aos seus procuradores é permitido o acesso aos autos.
Parágrafo único. Não será permitido o fornecimento de informações, direta ou indiretamente, a terceiros ou a órgãos de imprensa, de elementos contidos nos processos referidos no caput.

Artigo 11. Qualquer interessado poderá requerer certidão de objeto e pé de processo em andamento ou findo, estando sua expedição condicionada ao recolhimento de taxa a ser efetuado por meio de guia gerada previamente no cartório, observado o caput e § 1° do art. 9° desta Instrução.
§ 1° O prazo para a elaboração da certidão é de 5 (cinco) dias úteis, contados da apresentação do comprovante de recolhimento da taxa, e, em caso de feito arquivado, o prazo inicia-se do desarquivamento.
§ 2° As certidões que não forem retiradas no prazo de 180 (cento e oitenta) dias serão inutilizadas, sem devolução dos valores recolhidos.

Artigo 12. Os atos meramente ordinatórios, como conclusão, juntada, vista obrigatória etc, independem de despacho, devendo ser praticados de ofício pelo servidor e revistos pelo juiz quando necessário.

Artigo 13. Em caso de erro na numeração das folhas do processo, constatado após sua autuação, o cartório procederá à devida correção, certificando nos autos o ocorrido.

Artigo 14. Ocorrendo impedimento ou suspeição de juiz relator ou revisor, os autos serão redistribuídos, independentemente de determinação do juiz Presidente.
Parágrafo único. Idêntico procedimento será adotado quando a redistribuição decorrer de decisão do Tribunal.

Artigo 15. Os documentos referentes a feitos em trâmite em 2ª Instância serão encaminhados diretamente ao juiz responsável pelo mesmo, ainda que endereçados a outro, independentemente de determinação judicial.
Parágrafo único. Aplica-se o disposto no caput em caso de documentos referentes a feitos de 1ª Instância equivocadamente endereçados aos juízes de 2ª Instância.

Artigo 16. As petições recebidas via facsimile aguardarão em cartório a chegada dos originais por até 5 (cinco) dias, contados do término do prazo recursal. Nos atos não sujeitos a prazo, a espera dar-se-á por até 5 (cinco) dias da data da recepção do material, conforme registrado pelo setor competente.
§ 1° Quando a espera puder acarretar dano à parte ou tornar ineficaz a providência requerida, o documento será imediatamente encaminhado ao juiz competente.
§ 2° Não sendo apresentados os originais no prazo, o cartório lavrará certidão, remetendo imediatamente os autos e o documento ao juiz.

Artigo 17. O cartório deverá reiterar os ofícios dos quais não tenha recebido resposta nos 30 (trinta) dias subsequentes a sua expedição, salvo determinação judicial diversa.
Parágrafo Único. Após a reiteração, transcorrendo novo lapso de 30 (trinta) dias sem resposta, o cartório informará o ocorrido, remetendo os autos ao juiz.

Artigo 18. Determinada a citação ou intimação da parte, em feitos criminais ou de natureza especial, e não havendo endereço nos autos ou este estiver desatualizado, deverá o cartório, independentemente de despacho, diligenciar junto à Corregedoria da PM a fim de cumprir o determinado.

Artigo 19. Para facilitar a identificação visual de situações processuais, o servidor afixará, na lombada dos autos, tarjas coloridas com os seguintes significados:
COR VERMELHA: réu preso pelo processo;
COR AZUL: prioridade de trâmite;
COR AMARELA: feito com recurso especial, extraordinário ou ordinário;
COR VERDE: feito com agravo para Tribunais Superiores;
COR CINZA: feito com preparo;
COR PRETA: processo que não pode ser retirado do cartório ou que corre em segredo de justiça;
COR LARANJA: réu menor de 21 anos ou maior de 70 anos à época dos fatos.

Artigo 20. Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial a Instrução Normativa nº 001/00.

Publique-se. Cumpra-se.

São Paulo, 21 de setembro de 2.011.

CLOVIS SANTINON
Juiz Cel Presidente