quarta-feira, 22 de maio de 2024

O Tribunal de Justiça Militar do Estado de São Paulo (TJMSP) tem aprimorado a cada dia sua atuação no âmbito da Gestão Documental e da Memória. Isso só é possível por meio do trabalho contínuo realizado pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) e a Comissão de Gestão Documental e de Memória (CGDM), grupos que desempenham papéis essenciais no cumprimento das diretrizes estabelecidas pela Resolução nº 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a qual institui o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname.

Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD)

Instituída pela Portaria nº 394/2022 – AssPres, a CPAD foi estabelecida com competências técnicas e operacionais focadas na gestão documental e arquivística. Suas principais atribuições são:

1. Analisar e atualizar Tabelas de Temporalidade: Analisar, monitorar e atualizar, quando necessário, as tabelas de temporalidade nos âmbitos Judiciário e Administrativo, tendo como princípio as respectivas tabelas disponibilizadas pelo CNJ;
2. Padronização e unificação: Propor, quando pertinente, a padronização e/ou unificação das Tabelas de Temporalidade na Justiça Militar Estadual, em parceria com as demais instituições do mesmo ramo da Justiça;
3. Orientação às unidades: Auxílio às unidades judiciárias e administrativas na avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;
4. Editais de eliminação: Análise e encaminhamento de editais de eliminação de documentos e processos da instituição;
5. Estudos e proposições: Realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê de Gestão Documental e CGDM do TJMSP, sobre questões relativas à gestão documental;
6. Fornecimento de diretrizes: Subsidiar as áreas responsáveis pela gestão de Arquivo e Memória nas diretrizes pelo Manual de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário;
7. Subsídio ao CGDM: Fornecimento de informações e suporte ao Comitê de Gestão Documental e Memória nas tarefas de sua competência;
8. Subsídio à DTI: Subsidiar a equipe de tecnologia da informação nos quesitos relacionados às regras de negócios.

Orientada pela Comissão de Gestão Documental e de Memória (CGDM), a CPAD é presidida pelo juiz de Direito Lauro Ribeiro Escobar Junior e integrada por Eduardo Alberto Marcelino, Chefe de Seção de Arquivo e Gestão Documental; Alessandro Gonçalves Torlezi, Diretor de Tecnologia de Informação; Marilúcia da Silva Berlinger, Bibliotecária; Zilda Aparecida Ramos Legui, Coordenadora do CDCP; e os servidores José Luiz Macruz Ferreira da Silva e Marcello Eduardo da Silva Xavier.

Comissão de Gestão Documental e de Memória (CGDM)

Criada pela Portaria nº 337/2021 AssPres, a CDGM possui um papel estratégico na formulação e implementação de políticas de gestão de memória e documentação, coordenando o recebimento e preservação de materiais para os acervos físicos e virtuais e contribuindo com a promoção de intercâmbios culturais e científicos. Suas atribuições incluem:

1. Proposta e aprovação de instrumentos arquivísticos: Propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;
2. Orientação: Fornecer orientação às unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;
3. Valor secundário: Identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;
4. Editais de eliminação: Analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los;
5. Estudos e proposições: Realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória;
6. Coordenação de política de memória: Coordenar a política de Gestão da Memória da instituição em conformidade com os Manuais de Gestão da Memória e Documental do Poder Judiciário;
7. Diálogo e cooperação: Fomentar a interlocução e a cooperação entre áreas de Arquivo, Espaço Memória, Biblioteca e Gestão Documental da Justiça Militar de São Paulo;
8. Aprovar critérios: Aprovação de critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente da Justiça Militar de São Paulo;
9. Intercâmbio: Promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares;
10. Identificação e recebimento: Coordenar a identificação e o recebimento de material que comporá os acervos físico e virtual de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à Memória Institucional.
    
    Presidida pelo desembargador militar Paulo Adib Casseb, Diretor da Escola Judiciária Militar (EJMSP), a Comissão é composta pelo Juiz de Direito Lauro Ribeiro Escobar Júnior; Cid Sabelli, Coordenador da EJMSP; Zilda Aparecida Ramos Legui, Coordenadora do CDCP; Eduardo Alberto Marcelino, Chefe de Seção de Arquivo e Gestão Documental; Luigi Ricardo Loprete, Chefe da Seção de Sustentabilidade e Acessibilidade; e Marco Antonio Silva, escrevente técnico judiciário na EJMSP.

Atividades e projetos

A conquista mais recente da atuação conjunta das Comissões foi a publicação dos dois primeiros editais de eliminação de processos da história do TJMSP. Ao todo, foram descartados 200 processos judiciais com 479 volumes e 130 apensos, totalizando 13,22 metros lineares. Esse marco é consequência do importante trabalho realizado pelas arquivista e historiadora contratadas pelo TJMSP em janeiro deste ano, o que tornou possível o cumprimento das boas práticas de gestão documental previstas na Resolução CNJ 324/2020.

O foco das profissionais tem sido a aplicação da tabela de temporalidade do CNJ aos processos cíveis a partir de 2005, viabilizando a identificação dos que poderiam ser descartados com base em critérios arquivísticos e historiográficos. O valor deste trabalho, contudo, vai muito além do contributo na gestão efetiva do espaço. A análise da historiadora Larissa Souza Oliveira e da arquivista Tathyana Dalmaso Felix também tem como foco a organização de documentos com a categorização de temas considerados relevantes, determinando a manutenção de processos que ganharam visibilidade para a imprensa e a opinião pública, bem como casos que envolvam questões de gênero, raciais e saúde mental.

Em paralelo, as comissões têm realizado reuniões com a equipe do Superior Tribunal Militar (STM) para a implantação das soluções tecnológicas ARCHIVEMÁTICA/ATOM, as quais são essenciais para a disponibilização eletrônica de autos para consulta pública.

O trabalho também prevê a capacitação e atualização contínua dos(as) participantes. Entre os dias 7 e 10/5, os membros das comissões participaram ativamente das oficinas do IV Encontro Nacional de Memória do Poder Judiciário (ENAM), demonstrando o compromisso com a melhoria das estratégias, ferramentas e processos de gestão documental e de memória.

As atividades das comissões são deliberadas em reuniões bimestrais ou trimestrais, garantindo um acompanhamento contínuo e detalhado dos projetos e iniciativas em andamento.

Com a CPAD e a CGDM, o TJMSP reforça seu compromisso com a sua memória institucional e a gestão eficiente e transparente de seus processos, contribuindo para a preservação histórica e a melhoria contínua da interlocução com a sociedade.

Por: Imprensa TJMSP